ORGANISASI FILE, SQUENSIAL FILE, RANDOM FILE, INDEX FILE

SISTEM BERKAS

ORGANISASI FILE

Pengertian Organisasi File

Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file. Penyimpanan ataupun penulisan character demi character yang ada didalam external memory, harus diatur sedemikian rupa sehingga komputer bisa dengan mudah menemukan kembali data-data yang tersimpan didalamnya. Aturan inilah yang kemudian dikenal sebagai organisasi file. Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :
1.Sequential
2.Relative
3.Indexed Sequential
4.Multi – Key

Istilah-istilah pada Organisasi File

Elemen Data (Field) merupakan unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.

Contoh : elemen data (field) dalam record mahasiswa adalah nama mahasiswa, umur dan alamat

Record (Catatan), terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu

Jenis-jenis Organisasi File

1. Master File  (Berkas Induk)

Adalah file yang berisi data yang relatif tetap.

Contoh :

Organisasi sebuah pabrik : * Payroll Master File

* Customer Master File

* Personnel Master File

* Inventory Master FIle

Ada 2 jenis Master File :

           1.      Referen

           2.      e Master File;

File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.

Contoh :

Berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.

2. Dynamic Master File;

File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau

berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

Contoh :

Berkas stock barang

Berkas pemesanan tempat duduk

2. Transaction File    (Berkas Transaksi)

Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update recordrecord

yang ada pada master file.

Meng-update dapat berupa :

Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

3. Report File  (Berkas Laporan)

Adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user.

File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

4. Work File   (Berkas Kerja)

Merupakan file sementara dalam sistem.

Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah

program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.

5. Program File (Berkas Program)

Adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan

pada file lain / pada memori utama.

Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN,

BASIC, dan lain-lain), bahasa assembly dan bahasa mesin.

6. Text File (Berkas Teks)

Adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah

text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.

7. Dump File (Berkas Tampung)

Adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang

kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah

program yang mengalami kekeliruan.

8. Library File (Berkas Pustaka)

Adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau

program lainnya.

9. History File (Berkas Sejarah)

File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction

file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang,

sesuai dengan kegiatan yang terjadi.

Cara Pengaksesannya Organisasi File, yaitu :

1.  Direct Access

    Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh             record yang ada.Contoh : Magnetic Disk.

2. Sequential Access
    Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di     depannya.

    Contoh : Magnetic Tape.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file :

•  Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan
• Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses
• Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

      1.      Model Penggunaannya

      Menurut penggunaannya ada 2 cara :

a.       Batch         : Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

b.      Interactive : Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record    demi record.

      2.      Model Operasi File

      Menurut operasi file ada 4 cara :

a.       Creation;

Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudianØ

                        record-record dimuat ke dalam file tersebut.

                        Membuat file dengan cara merekam record demi record.Ø

b.      Update;

                        Untuk menjaga agar file tetap up to date.

                        Insert / Add, Modification, Deletion.

c.       Retrieval;

                        Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

                        Inquiry;

                        Volume data rendah, model proses interactive.

                        Report Generation;

                        Volume data tinggi, model proses batch.

d.      Maintenance;

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

                        Restructuringq

                        Perubahan struktur file.

SQUENSIAL FILE

Pengertian Squensial File

Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. Dalam melakukan pembacaan data, juga akan dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan akan dimulai dari data paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan.

Proses :

Karena record-record dalam organisasi berkas sekuensial harus diakses secara berurutan, maka berkas sekuensial lebih sering menggunakan batch processing (dikumpulkan sejumlah tertentu, baru diproses) dari pada interactive processing (proses

satu-satu).

Keuntungan Squensial File  :

·         Merupakan organisasi file yang sederhana.

·         Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas.

·     Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar.

·    Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape.

Kerugian Squensial File       :

·  Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses.

·     Data yang tersimpan harus sudah urut (sorted). Posisi data yang tersimpan sangat susah untuk up-to-date, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan. Tidak bisa dilkukan pembacaan secara langsung.

Media Penyimpanan Sequensial File

Disimpan dalam SASD, seperti magnetic tape atau pada DASD, seperti magnetic disk. Alasan untuk menyimpan pada DASD karna pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive, sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi yang banyak membutuhkan berkas sekuensial. Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi berkas tertentu, selalu disimpan dalam disk. Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan berkas-berkas dalam media penyimpanan.

Pembuatan Sequensial File

Meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang diinginkan pada media

penyimpanan.

Tugas-tugasnya :

·         Pengumpulan data

·         Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat dibaca oleh mesin .

·          Pengeditan data

·          Pemeriksaan transaksi yang ditolak

·         Penyortiran edit data

Pembuatan Berkas Laporan Squensial File

Dalam Pembuatan berkas laporan sequensial dikenal 3 jenis record   

• Header record

               Mencakup report header, page header dan group header yang dikenal sebagai                informasi pengenal (identifying information).

• Detail record

         Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom.

• Footer record

         Mencakup report footer page footer dan group footer Dikenal sebagai informasi            ringkasan (Summary information).

    

Pengolahan Sequential File

File merupakan fasilitas penyimpanan data pada external storage yang bersifat permanen, jika dibandingkan dengan penyimpanan ke RAM yang sifatnya sementara. Dengan pemakaian file kita dapat menghemat pemakaian RAM komputer yang memiliki jumlah yang terbatas serta dapat melakukan dokumentasi untuk jangka waktu yang panjang.

Pada umumnya pengolahan data yang menggunakan file sebagai media INPUT maupun OUTPUT memiliki tiga tahap, yaitu :

1. Tahap membuka file (OPEN)
2. Tahap memproses (INPUT/OUTPUT)
3. Dan yang terakhir adalah tahap menutup file (CLOSE)

RANDOM FILE

Pengertian Random File

Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya.Dikarenakan data yang tersimpan menggunakan teknik yang sedemikian rupa (yaitu random), maka data yang dibutuhkan bisa langsung ditemukan tanpa harus membaca data-data sebelumnya. Walaupun demikian, seandainya diperlukan untuk dibaca secara berurutan, juga dimungkinkan. Apabila lagu-lagu yang ada kemudian disimpan didalam compack-disk, maka untuk mendengar kan lagu yang ke-lima bisa langsung dilakukan (dibaca secara random). Disamping itu, dengan compact-disk juga bisa dilakukan pembacaan secara berurutan atau Sequential. Compact-disk menyimpan lagu secara random.

Keuntungan Random File

Sangat sesuai untuk kebutuhan File Transaksi, sebab transaksi harus diproses saat kejadian berlangsung. Data yang tersimpan tidak harus urut (sorted). Untuk pemrosesan lebih efesien, karena ada beberapa file yang memerlukan perubahan saat proses berlangsung. Lebih cepat dalam hal pemanggilan data. Beberapa data yang tersimpan didalam file bisa diperbaiki dalam waktu bersamaan.

Kerugian Random File

Memerlukan adanya back-up data. Karena transaksi yang diperbaikisetiap saat bisa menghilangkan jejak data asal. Data yang tersimpan mempunyai potensi lebih cepat rusak. Kapasitas media penyimpanan memory menjadi besar. Memerlukan hardware dan software yang lebih kompleks apabila dibanding squensial file.

Penyisipan Data pada Random File

Adapun penyisipan data pada Random File yaitu :

• Akses pada file random dapat dilakukan secara acak. Jadi akses data tidak dilakukan dengan membaca data satu per satu mulai dari record pertama tapi dilakukan dengan nomor record
•  Pencarian record data dapat dilakukan dengan pindah dari record terakhit ke record awal atau record lainnya.

     

     Implementasi Random File

Suatu data dapat dibaca secara langsung tanpa harus melalui pembacaan data dari awal

• OPEN

Sebelum dapat menulis atau membaca ke File Random kita harus membuka file tersebut dengan pernyataan open. Sama dengan file sequential .

Syntaks/ Cara penulisan:

OPEN "R", #[nomor buffer],"[nama file],panjang record

Contoh :

OPEN "R",#1,"NILAI.DAT",33

Atau

OPEN "[nama file] AS #[nomor buffer] len=[panjang record]

R= Random : Random file selalu dibuka dalam modus "R" ,baik file akan dibaca maupun ditulis. Dikarenakan metode random dapat dibaca maupun ditulis pada saat yang sama.

Nomor Buffer : Adalah nomor buffer memory atau tempat penampungan sementara nilai suatu data pada memory komputer.

Panjang Record : Adalah panjang record pada file random.

Contoh :

OPEN "NILAI.DAT" AS #1 len =33

• Pernyataan diatas membuka file data "NILAI.DAT" sebagai file data acak
• Memberi nomor #1 untuk meletakan petunjuk record
• Menentukan panjang setiap record pada file "NILAI.DAT " adalah 33
• Langkah setelah file data acak dibuka adalah menentukan panjang setiap field dari record tersebut

INDEX FILE

Pengertian Index File

Suatu organisasi file secara indeks (indexed file) adalah file yang mempunyai indeks atau tabel yang berisi daftar alamat-alamat (addresses) dari record di disk, yang disebut dengan control index.
Control indek ini berfungsi sebagai penunjuk (pointer) dari posisi record tertentu yang berisi data, sehingga memungkinkan untuk menuju ke suatu lokasi record tertentu dengan cepat.
Organisasi file secara indek ini dapat dimisalkan dengan suatu buku yang mempunyai halaman indeks. Isi dari buku diumpamakan dengan file data dan isi halaman indeks diumpamakan dengan file kunci. Isi buku (file data) berisi semua informasi data yang ada. Sedang isi dari halaman indeks (file kunci) menunjukkan letak dari suatu data tertentu di isi buku (data file). Sehingga dengan adanya indeks pada buku akan mempercepat pencarian suatu data karena akan langsung mengetahui letaknya. File indeks ini disimpan terpisah dari file datanya. Pada cobol organisasi file indeks akan menciptakan 2 file, yaitu file data (yang berisikan data tersimpan) dan file kunci(yang berisikan control indeks). Agar kedua file tersebut saling berhubungan, maka harus dihubungkan dengan suatufield kunci yang ada pada file data. Field kunci ini ditentukan sendiri oleh pemrogram dan harus unik (setiap data dipastikan mempuyai nilai yang berbeda). Hal ini dideklarasikan pada record key clause didalam file-control section.

Kelebihan Index File

File indeks merupakan suatu jenis file yang banyak dipakai dalam program aplikasi.

Dengan menggunakan file index memiliki banyak kelebihan, antara lain :

1. Pembacaan data dapat dilakukan dengan cepat.

2. Data dapat diurutkan secara ascending berdasarkan sebuah field atau

    sejumlah field.

3. Isi file dapat dimodifikasi atau dihapus dengan cepat tanpa harus

    mengakses record-record lain.

     Pengaksesan pada file index dapat dilakukan dengan cepat disebabkan adanya kunci (key). Pada MS-Cobol, key dari record disimpan dalam file yang terpisah dengan file data record. File key mempunyai extention berupa .KEY.

Kunci utama dari record pada file index bersifat unik yang artinya setiap kunci record memiliki nilai yang berlainan.

Definisi Environment Division Pada Index File

Definisi awal dari semua jenis file terletak pada ENVIRONMENT DIVISION dalam paragraf FILE CONTROL sama seperti file sequential.

            FILE-CONTROL

SELECT nama-file-1 ASSIGN TO DISK

ORGANIZATION IS INDEXED

ACCESS MODE IS { SEQUENTIAL / RANDOM / DYNAMIC }

            RECORD KEY IS nama-data-1

            [FILE STATUS IS nama-data-3]

File index ditentukan oleh statement entri : ORGANIZATION IS INDEXED.

Untuk akses mode yang digunakan adalah :

1. SEQUENTIAL, menyatakan bahwa pengaksesan secara berurut.

2. RANDOM, menyatakan pengaksesan record hanya dapat dilakukan

    secara random, yaitu dengan cara mengisikan nilai kunci record.

3. DYNAMIC, memungkinkan pengaksesan secara random dan

    sequential.

Klausa RECORD KEY digunakan untuk menyatakan nama data yang menjadi kunci record.

Klausa FILE STATUS digunakan untuk menyatakan nama data guna menampung status dari operasi pada file index. Misalnya untuk mengetahui ada tidaknya file pada disk, melihat keberhasilan penulisan ke disk dan sebagainya.

Sumber:

http://anidotnet.blogspot.com/2009/11/organisasi-berkas-indeks-sequential_01.html

http://all-educationss.blogspot.com/2012/10/makalah-organisasi-file_3276.html

http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb2-4.html

http://mdimasekop.blogspot.com/2015/03/tugas-04-siterm-berkas-organisasi_37.html

http://www.slideshare.net/bayukomaraputra/bayu-kp-random-file

http://restatimur.blogspot.com/2014/01/makalah-cobol-file-indeks.html

http://gery-casakom.blogspot.com/2010/05/file-indeks-pendahuluan.html